.png)
Kokoukset ovat toimiva työmuoto, kun tarvitaan tiivistä läsnäoloa isolla ryhmällä tiedonjakoa tai päätöksentekoa varten. Monessa organisaatiossa kokoustamisesta muodostuu kuitenkin automaatio - kokouksia kutsutaan kasaan silloinkin, kun nämä kriteerit eivät täyty. Tällöin hukataan aikaa ja rahaa.
Vähintään yhtä lailla, kuin kokousten järkevään kutsumiseen, kannattaa panostaa tehokkaaseen kokoustyöhön. Tässä kirjoituksessa on listattu 10 digityökalua, jotka auttavat joko tietyssä kokousprosessin osassa tai kokoustavan tiimin toiminnassa yleisesti.
Tapaamisajan sopiminen
Kokousajan sopiminen on helppoa tilanteissa, missä kutsujalla on suora näkyvyys kollegoiden kalentereihin. Kerättäessä yhteen ryhmää, jossa on mukana usean organisaation ihmisiä, päädytään yleensä sähköpostipallotteluun, joka voi kiireisillä ihmisillä venyä pitkäksi ja väsyttäväksi.
Hyvä tapa on sopia seuraavan kokouksen ajankohta edellisen kokouksen lopussa, mutta mikäli tämä jää tekemättä, digityökalut saapuvat apuun. Niiden avulla voit ehdottaa osallistujille muutamaa sinulle sopivaa eri vaihtoehtoa, joista ihmiset voivat merkitä helposti omat suosikkinsa. Näin ryhmän suosituin ajankohta löytyy helposti.
Pari esimerkkipalvelua:
- Doodle (www.doodle.com) - Erinomainen isomman ryhmän tapaamisajan löytämiseen
- Calendly (www.calendly.com) - Tarjoa helppo näkymä, josta ihmiset voivat varata suoraan kalenteristasi vapaan ajankohdan
Yksinkertaiset kokousmuistiinpanot
Lyhyestäkin tiimipalaverista olisi hyvä kirjoittaa tärkeimmät toimenpiteitä aiheuttavat päätökset ja havainnot ylös. Tämä on hyvä tapa varmistaa, että kaikki olivat lopulta asiasta samaa mieltä, ja se edesauttaa myös asian jatkotyöstämistä.
Usein muistiinpanoja ei kuitenkaan yhteisesti tehdä, tai sitten valittu sihteeri dokumentoi pienimmätkin nyanssit (jolloin kukaan ei jaksa muistiinpanoihin jälkikäteen perehtyä). Onneksi tarjolla on fiksuja digityökaluja, jotka tekevät dokumentoinnista kevyempää ja ohjaavat samalla hyviin käytäntöihin.
Pari esimerkkipalvelua:
- Minutes.io (www.minutes.io) - Tee selkeitä kokousmuistiinpanoja valmiin, hyväksi todetun rakenteen pohjalle
- Minute (www.getminute.com) - Luo esityslista ja pöytäkirja tehtävineen yhdessä muiden osallistujien kanssa
Kovemman luokan kokousdokumentit
Kun on kyse hieman muodollisemmin toimivan, ja harvemmin tapaavan, työryhmän kokoustamisesta, yhteen kokoukseen pakkautuu usein reilusti läpikäytäviä asioita. Jokaiseen kokousasiaan voi liittyä omat valmistelevat tehtävänsä sekä omat taustamateriaalinsa, joihin osallistujien pitäisi olla helppoa tutustua ennalta. Joskus kaikki osallistujat eivät myöskään tarvitse tai edes saa nähdä kaikkia kokousasioita.
Normaalisti näissä kokouksissa esityslistat kootaan Office-työkaluin, lähetetään ihmisille sähköpostilla ja mukaan lykätään kunnon kasa liitetiedostoja. Tämä tapa voi toimia, mutta ei ainakaan auta osallistujia hyvään valmistautumiseen ja on altis esimerkiksi ongelmiin materiaalien versioitumisen kanssa, jos sisältöjä on päivitettävä ensimmäisen lähettämisen jälkeen. Ei kuitenkaan hätää - tätäkin haastetta on ratkaistu kattavasti muutamissa palveluissa.
Pari esimerkkipalvelua:
- Agendium Workspaces (www.agendium.com/workspaces) - Luo esityslistat ja pöytäkirjat ketterästi kokousasioittain, joilla on omat liitteensä, tehtävänsä ja osallistujansa
- Lucid Meetings (www.lucidmeetings.com) - Kattava valikoima kokousdokumenttipohjia eri tarkoituksiin ja työkalut muokkaamiseen
Kokouksen aikataulu ja seuranta
Kokouksen aikataulusta huolehtiminen jätetään yleensä puheenjohtajan vastuulle. Kokenut puheenjohtaja hoitaa asian rutiinilla, mutta tällöinkin se vähintäänkin vie häneltä ajatustilaa. Eikä jokaisella kokouksella puheenjohtajaa olekaan...
Joku arvostaa kokousten päättämistä ajallaan, toinen antaa joustavammin tilaa hyvin sujuvalle yhteistyölle. Jokaisen kannattaa kuitenkin vähintään harkita digityökaluja, jotka tukevat kokouksen aikataulussa pysymistä.
Pari esimerkkipalvelua:
- Less Meeting (lessmeeting.com) - Työkalu tarkkaan kokousasiakohtaiseen kokouksen aikatauluttamiseen
- Team Meeting Timer (teammeeting.co/timer/) - Rohkean visuaalinen kello, joka ei jätä kenellekään epäselväksi, paljonko kokousaikaa on jäljellä
Kokouksia tukeva työskentely niiden välillä
Vahvasti kokousvetoisesti toimivalla ryhmälle kokoukset ovat tärkeä työmuoto, mutta usein työ lopahtaa tai jää täysin ryhmän vetäjän vastuulle kokoustapaamisten välillä. Kaikkein isoimmat parannukset ovat usein saatavilla työkaluista, jotka aktivoivat ryhmää ja tarjoavat työkaluja kokouksia tukevalle työskentelylle kokousten välillä.
Kun ryhmän toiminnan keskipisteeksi luodaan kaikkien saatavilla oleva verkkotyötila, jonne tieto sekä kokouksista että niiden ympärillä tehtävästä yhteistyöstä kertyy, tuloksia alkaa näkymään ryhmän järjestelmällisemmän ja tehokkaamman toiminnan kautta. Kokouksista voidaan nostaa ryhmän työstettäväksi joko tehtäviä tai isompia asiakokonaisuuksia, ja keskustelua näiden ympärillä voidaan käydä hallitusti.
Esimerkkipalvelu:
- Agendium Workspaces (www.agendium.com/workspaces) - Turvallinen työtila yhteistyöhön kokousvetoisella ryhmällä, kuten hallituksella, työryhmällä tai valiokunnalla
- Board Management (www.boardmanagement.com) - Etenkin yhdistysten työryhmille suunnattu viestintä- ja kokoustyökalu
Kokouksista on helpompi tykätä, kun ne kutsutaan järkevään aikaan ja niiden tehokkuus varmistetaan digityökaluin. Lopulta onnistuminen on tietenkin ihmisistä kiinni, mutta pieni digiapu ei koskaan ole pahitteeksi.
Tiimimme on itse mainitun Agendium Workspaces -palvelun takana. Mikäli kiinnostuit teemasta, ota meihin mielellään yhteyttä tai vilkaise vaikka viimeiset parannukset Agendiumin kokouspuoleen.
