Digiturvayhteisö

Alkusyksyn uudistuksia - Agendium-päivitys 10/2016

Lisää tällaista? Liity Digiturvayhteisöön!
Liity jäseneksi - se on ilmaista.

Yhteenveto uudistuksista

Agendium on teknologia-alusta, joka mukautuu ketterästi käyttötapaukseen ja organisaation toimintatapoihin sopivaksi. Tämä onnistuu esimerkiksi työpöytien, muokattavien työkalujen sekä toistuviin prosesseihin luotujen työkalupohjien avulla. Näitä elementtejä olemme kehittäneet viime aikoina.

Lisäksi haluamme olla mukana tekemässä työryhmätyöskentelystä entistä ketterämpää - tuoda työryhmät yhteen myös kokoushuoneiden ulkopuolella. Toimme mukaan jälleen muutamia pieniä (mutta tärkeitä) parannuksia kokouspuolen toimintoihin.

Alla tarkempi kuvaus viime aikojen päivityksistä.

Työprosessiinne entistä paremmin mukautuva alusta

Tietyt yhteistyön piirteet toistuvat työprosessista toiseen. Viestintää, tehtävien hallintaa ja muistutuksia tarvitaan melkeinpä jokaisessa yhteistyöratkaisussa. Organisaatiolla on kuitenkin aina omat tapansa ja piirteensä, joihin erilaisten digiratkaisujen on mukauduttava. Agendiumissa esimerkiksi sisältörakenteet, työpöydät, prosessien vaiheistukset ja käyttöoikeudet voivat vaihdella tapauskohtaisesti.

Muokattavat työpöydät

Agendium-työpöydät ovat nyt entistä muokattavampia. Voi olla järkevää nostaa esimerkiksi tällä hetkellä aktiiviset asiakokonaisuudet esiin keskustelun ja muun koostesisällön yläpuolelle. Työpöydällä voidaan myös vaikkapa esitellä asiakkaalle tiimin tärkeimpien yhteyshenkilöiden kontaktitiedot, mikäli tämä on oleellista.

Kullekin organisaatiolla voidaan luoda useampi työpöytäpohja, joista voi kuhunkin työtilaan valita sopivan käyttöön. Jos kaipaat konseptointiapua tai olet kiinnostunut erilaisista tavoista hyödyntää työpöytää, ole meihin yhteydessä.

Esimerkki työpöydästä, jolle on tuotu aktiivisia asioita, keskustelua ja muita nostoja työstä.

Työkalupohjat toistuviin töihin

Mikäli samat asiat toistuvat usein esimerkiksi asiakastoimeksiannoissanne, Agendiumin työkalupohjat tarjoavat tuotteistusapua. Voit luoda vaiheistukset ja sisällöt (asiat, asioiden kuvaukset ja tehtävät, jne.) ja asettaa työkalun jaetuksi, jonka jälkeen työkalua voidaan käyttää kaikissa organisaation työtiloissa ja pohjasisältö kopioidaan automaattisesti mukaan.

Pohjat auttavat tuotteistamaan yleisimpiä toimeksiantojanne ja varmistamaan, että työt toteutetaan sovittujen pelisääntöjen mukaan.

Esimerkki projektikartasta, jota voitaisiin käyttää jaettuna työkalupohjana

Linkitetty sisältö kytkee työkaluja toisiinsa

Joskus on tarpeen rakentaa riippuvuuksia työkalujen välille. Tällainen tilanne on esimerkiksi kehitystyön suunnittelussa, jossa halutaan ensin kerätä ja käsitellä kehitysideoita, ja myöhemmin linkittää toteutettavat ideat projektisuunnitelmiin.

Linkitetyn sisällön avulla luot asiasta yhteyden eteenpäin yhteen tai useampaan asiaan. Näin esimerkiksi projektisuunnitelmat esittävät aina yhteyden alkuperäiseen kehitysideaan ja idean keksijään.

Tärkeitä pieniä parannuksia kokouspuolella

Kokousten yhteydessä pienetkin jutut voivat heijastua isoina hyötyinä tai haittoina. Haaste kokouksen toteutuksessa vie aikaa hukkaan monelta ihmiseltä. Lisäilimme pieniä tärkeitä ominaisuuksia, joita käyttäjämme ovat nostaneet esiin.

Esityslistan ja pöytäkirjan arkistoituminen

Arkisto-työkalu voidaan ottaa käyttöön jokaisessa Agendium-työtilassa. Se listaa automaattisesti esimerkiksi kokouksiin lisätyt tiedostot selkeällä kansiorakenteella.

Nykyään myös ajantasainen linkki esityslistan ja pöytäkirjan viimeisimpään pdf-versioon löytyy arkistosta kyseisen kokouksen kansiosta.

Kokouslistassa näkyvillä kokouksen tila

Aktiivinen kokousvalmistelija saa tuijotella useaa eri kokouslistausta joka päivä. Aikaa turhaan näkymien välillä suhmurointiin ei ole.

Nyt työtilakohtainen kokouslista esittää selkeät tilatiedot jokaiselle kokoukselle - onko esimerkiksi kokous vasta luotu, onko kutsut lähetetty vai joko pöytäkirjakin on maailmalla. Tämä auttaa huolehtimaan, että koko prosessi viedään maaliin jokaisen kokouksen osalta.

Osallistujatieto esityslistoissa

Aiemmin esityslistalle tulostettiin sen lähetyshetkellä henkilöt, jotka olivat kutsun saaneet eivätkä sitä hylänneet. Tämän takia kokousdokumenteissa näkyi ajoittain väärää tietoa, kun ihmisten ilmoittautumistiedot päivittyivät lähetyksen jälkeen.

Nyt esityslista tarjoaa hyödyllistä tietoa kutsutulle, ilmoittaessaan kutsuttujen henkilöiden määrän, mutta linkittää työtilaan tarkempia tietoja varten. Näin väärää tietoa ei anneta ja osallistujia rohkaistaan katsomaan lisätiedot työtilasta, mistä he löytävät muutakin arvokasta sisältöä.

Järjestetyt liitteet nyt joka näkymässä

Liitteeiden järjestäminen heijastuu nyt kaikkiin kokousdokumenttien esitysmuotoihin - eli sähköposteihin, pdf-tiedostoihin, esikatseluun verkossa sekä muokkaustilan näkymään.

Muita kehitysjuttuja

Sähköpostikopiot viestinnästä

Voit nyt arkistoida kaiken Agendiumin kautta tapahtuvan viestinnän (esim. kokousmateriaalit) haluttuun sähköpostiosoitteeseen, kun lisäät osoitteen työtilan asetuksiin (Asetukset -> Hallitse työtilaa -> Asetukset -> Sähköpostikopiot).

Palautetta? Ideoita?

Jos uudistukset herättävät ajatuksia tai kysymyksiä, älä epäile ottaa meihin yhteyttä! Voit aina laittaa sähköpostia osoitteeseen tiimi@agendium.com, kommentoida sosiaalisessa mediassa (suorat linkit sivun alapalkissa) tai ottaa avainhenkilöihimme suoraan yhteyttä.

Tietosuojamalliin luottavat isot ja pienet, yritykset, kunnat ja järjestöt.

Haluatko tietää lisää?

Ota yhteyttä tai varaa demo.