Digiturvayhteisö

Excel - Oiva työkalu, mutta liian usein väärässä paikassa

Lisää tällaista? Liity Digiturvayhteisöön!
Liity jäseneksi - se on ilmaista.

Excel on monelle se ensimmäinen todellinen bisnestyökalu, johon tutustutaan. Sen taulukkomainen tapa esittää tietoa on helppo ymmärtää ja sitä voi joustavasti muokata omiin tarpeisiin sopivaksi. Tämä yhtälö, selkeä ydinidea + helppo muokattavuus, on samalla omiaan "harhauttamaan" meitä käyttämään Exceliä asioihin, joihin se sopii huonosti. Mihin sitä pitäisi käyttää ja milloin teet itsellesi palveluksen katsomalla muualle?

Mihin Excel olikaan tarkoitettu?

Tiedän kyllä, että Excel on useimmille meistä tuttu. Aloitetaan kuitenkin pienellä katsauksella Excelin ytimeen. Monessa käyttötapauksessa Excel on niin kaukana alkuperäisestä tarkoituksestaan, että perusidean palauttelu mieleen on ihan terapeuttista. (Enkä tarkoita nyt tämän tapaista soveltavaa Excelin käyttöä.)

Excelin ytimessä ovat laskentataulukot. Niiden avulla varastoidaan, järjestellään ja käsitellään tietoa erilaisin laskutoimituksin. Yksittäinen taulukko sisältää kasan toisiinsa liittyvää tietoa. Taulukko koostuu lähes loputtomasta määrästä pieniä suorakulmaisia soluja, jotka on järjestelty selkeästi riveittäin ja sarakkeittain. Tiedot varastoidaan juurikin näissä soluissa.

Excelissä tietoja voidaan käsitellä erilaisilla funktioilla. Exceliin on sisäänrakennettu yksinkertaisempia ja monimutkaisempia funktioita helpottamaan tietojen käsittelyä ja laskentaa, kun oikeinvalittu funktio hoitaa taustalla ison määrän laskutoimituksia. Funktioissa voidaan viitata soluihin eri puolilla laskentataulukkoa.

Usein laskentataulukoissa käsitellään taloudellista tietoa, josta Excelin avulla voidaan näppärästi tehdä laskelmia, etsiä tärkeitä arvoja tai muuttujien arvoja muuttamalla tehdä "what if" -analyysiä. Excel on vahvoilla myös tiedon visualisoinnissa, tulostettavien raporttien työstämisessä sekä isompien tietomäärien järjestelyssä ja suodatuksessa oikean tiedon löytämiseksi.

Käytä Exceliä, kun...

Viehättävässä perusideassa on vaaransa

Excelin tapa esittää tietoja on helppo ymmärtää ja omaksua nopeasti. Näytetään tietoja omissa harmain viivoin erotelluissa soluissaan selkeästi riveittäin ja sarakkeittain. Ja monenlaista tietoahan on kieltämättä mukavaa esittää tällaisessa muodossa.

Excel-taidetta (Kuva - Imgur, Tremorized)

Excel (tai joku ilmainen vastine) löytyy lisäksi lähes jokaisesta tietokoneesta. Tämä laaja käyttö sekä viehättävä perusidea saavat helposti tietotyöläisen harhautumaan väärille poluille ja survomaan kaiken mahdollisen tiedon Exceliin, jota vaan olisi kiva esittää taulukkomuodossa. Jos ei tehdäkään edellisen luvun kaltaista työtä, mennään monesti metsään ja parempia työkaluja olisi tarjolla.

Mieti esimerkiksi tilannetta, jossa piirrät prosessikaavion solujen avulla Exceliin. Entä, kun sinun pitää siirtää jotain kaavion osaa? Tai kun pidät tiimin tehtävälistaa Excelissä. Entä, kun joku tarvitsee tiettyyn tehtävään? Useita kertoja olen myös nähnyt ihmisten tekevän laskutoimituksen ensin taskukalkulaattorilla ja naputtelevan tuloksen sitten Excel-soluun. Laskentataulukosta on siis yhdyssanan ensimmäinen osa unohtunut.

Mihin Excel ei sovi? Ja mikä saa meidät käyttämään sitä vääriin asioihin?

Isoin ongelma ei ole Excelissä ja laskentataulukoissa itsessään, vaan niiden venyttämisessä kauas alkuperäisen käyttötarkoituksen ulkopuolelle. Mikäli tehtävään liittyvää tietoa on kiva esittää taulukkomuodossa, se ei tee Excelistä hyvää työkalua itse työn hallintaan. Silti Exceliä käytetään paljon esimerkiksi projektien hallintaan ja kaikenlaiseen yhdessä työskentelyyn. Tässäkin tutkimuksessa projektin tiedot ovat edelleen useammin jaetussa taulukossa (64%:ssa vastauksista) kuin esimerkiksi projektinhallintatyökalussa.

No miksi Exceliä sitten käytetään kaikenlaiseen? Yksinkertainen vastaus on, että se on helposti tarjolla, ja sitä osataan jo jotenkin käyttää.

Mietitään tätä asiaa hieman enemmän. Teknologian käyttöönottomalli (technology acceptance model) kertoo meille, että uuden teknologian käyttöönottoon vaikuttaa kaksi asiaa: havaittava tarpeellisuus sekä havaittava helppokäyttöisyys. Havainnot eivät siis välttämättä ole mitenkään yhtä todellisuuden kanssa. 

Excelin kanssa helppokäyttöisyys on monissa asioissa paljolti illuusiota. Projektisuunnitelma voi olla helppo napsutella kasaan Excelissä, mutta sen pitäminen ajan tasalla voi olla työlästä tai tarjoama tuki varsinaiselle työlle surkeaa. Samalla tuska, joka liittyisi vaihtoehtoisten työkalujen käyttöön, yliarvioidaan helposti. Excelin riveihin ja sarakkeisiin kun on totuttu, niin eikö nyt vain voitaisi mennä sillä eteenpäin? Auttavatkin lisäominaisuudet nähdään pelotteina. Järkevä tapa näyttää aluksi vaikealle, kehnompi tapa helpolle...

Vaikka kuinka paijaisin Excel-suunnitelmaani, se on välittömästi vanhentunut

Excel on henkilökohtainen työkalu laskentaan. Se soveltuu huonosti monen kaikenlaiseen yhteistyöhön - Excel ei tue keskusteluja, se ei töki tiedoista vastuussa olevia, tietojen oheen on vaikea liittää muuta sisältöä ja muutoksiin on hankalaa reagoida. Lisäksi niihin on helppo syöttää vahingossa väärää tietoa, tiedot siiloituvat omiin laskentataulukkoihinsa, muutoksia osiin on vaikea seurata ja asioille laskentataulukon sisällä on vaikea esittää riippuvuussuhteita toisiinsa. Tiedot versioituvat helposti ja pahimmillaan joitain tietoja häviää Excelin kaatuessa.

Älä siis käytä Exceliä, kun...

Oletko päässyt pois Excel kurimuksesta? Vai onko Excel edelleen "ihan paras"? Jaa kokemuksesi!

Kerro minulle, oletteko onnistuneet siirtymään pois Excelin parista jossain asiassa, johon muu työkalu on parempi? Vai onko sinulla esimerkkejä Excelin ylivertaisuudesta silloinkin, kun lopun kriteerit täyttyvät? Kerro kokemuksistasi, niin keskustellaan lisää.

Pääkuvasta krediitit freepik.com

Tietosuojamalliin luottavat isot ja pienet, yritykset, kunnat ja järjestöt.

Haluatko tietää lisää?

Ota yhteyttä tai varaa demo.