Digiturvayhteisö

Millainen on hyvä projektirakenne? Ja miten digityökalu auttaa sen muodostamisessa?

Lisää tällaista? Liity Digiturvayhteisöön!
Liity jäseneksi - se on ilmaista.

Tietyt piirteet toistuvat yhtä tärkeinä projekteista toiseen. Tarkka budjetointi ja työajan seuranta ovat tärkeitä asiakasprojektissa, mutta joissain projekteissa vain tiellä. Kriittiset polut ja resursseja tasoittelevat Gantt-käppyrät korostuvat sisäisissä kehitysprojekteissa, mutta menevät muuten joskus hifistelyksi. Hyvä projektirakenne, sopiva tehtävätaso ja oikeat tavat osallistua sen sijaan ovat oleellisia asioita jokaisessa projektissa, luoden selkeyttä sekä työn hallinnointiin että siihen osallistumiseen.

Tämä kirjoitus kertoo tarkemmin, miten näiden asioiden kautta voidaan luoda projektin onnistumiselle hyvä pohja. Näytämme myös, miten Worklist-projektityökalu auttaa projektipäällikköä hyvän projektirakenteen luomisessa.

3 vinkkiä projektin oikeanlaiseen digistarttiin

Paljon ratkaisevia asioita projektin onnistumisen kannalta tapahtuu ennen varsinaisen työn aloittamista. Projektipäällikkönä helpotat reilusti omaa taakkaasi, jos löydät heti projektillesi sopivan rakenteen.

Lähestyitpä projektiasi vesiputousmallilla tai ketterämmin, tärkeimmät avaintiedot on hyvä määritellä ja jakaa ennalta. Avaintietoja ovat mm. projektin tavoitteet, projektin sisältö (scope - mitä projektiin kuuluu ja mitä ei kuulu) sekä projektin onnistumisen kriteerit. Projektia kannattaa heti myös alkaa pilkkomaan osiin, koska se helpottaa kokonaisuuden ymmärtämistä ja osallistumista.

Vinkki no 1: Määrittele projektin osat ja niiden vastuuhenkilöt mahdollisimman pian

Projektin jakaminen järkeviin osiin ei kuitenkaan aina ole ihan yksinkertainen juttu.

Jos noudatat suoraa vesiputousmallia, voi olla järkevää jaotella projektisi osiin työvaiheittain (suunnittelu, design, toteutus, jne.). Jos toimit ketterämmin, projekti voi jakautua helpommin osiin tärkeiden kokonaisuuksien suhteen, jotka tuottavat jonkin projektille oleellisen tuloksen. Jos projektisi on hyvin laaja, voit haluta jakaa projektisi useisiin melko itsenäisiin osaprojekteihin, joille jokaiselle tarvitset oman omistajan, useita työvaiheita ja tätä myötä myös tavoitteet, budjetin ja aikataulun. Mihin malliin päädyitkään, tämä projektin rakenteen päättäminen on tärkeä päätös, ja hyvin tehty jaottelu helpottaa hahmottamistasi projektipäällikkönä sekä osallistujien ymmärrystä projektikokonaisuudesta.

Jos voit nimetä selkeän vastuuhenkilön projektin osa-alueen "omistajaksi", tämä on todennäköisesti hyvä päätös. Varmista, että hän ymmärtää aikataulut ja tavoitteet sekä sitoutuu projektin kokonaisuuteen. Jos pystyt tehtävätasolle asti itse tarkasti hallinnoimaan koko projektia, voit pärjätä yhdellä tehtävälistalla ja jakaminen osiin voi olla turhaa.

Vinkki no 2: Jaa työ selkeiksi tehtäviksi, jotta maltat olla puuttumatta joka asiaan

Optimitilanteessa jokaisella projektin tehtävällä:

Jos huomaat, että sinun tekisi mieli kohdistaa tehtävä usealle henkilölle, tai suorittava tiimi ei pysty antamaan arviota tehtävän koosta, jaa se pienempiin kokonaisuuksiin. Saman voit huomata, jos tehtävän alitehtäväksi kasaantuu merkittävästi tietoa. Alitehtäviä on parempi käyttää tehtävän laatua varmistaviin tarkistuksiin ("laitteen toiminta testattu" tai "code review tehty"), jotka kohdistetaan muille tiimin jäsenille - ei tehtävän päävastuuhenkilölle.

Selkeä ja ymmärretty tehtävänkuvaus on työkalusi virheiden välttämiseen ja mahdollistaa sinun keskittää oma huomiosi muihin asioihin sen jälkeen, kun olet tehtävän vastuuhenkilölle delegoinut.

Vinkki no 3: Anna jokaisen osallistua hänelle parhalla tavalla

Jokaisessa projektissa on aina mukana eritasoisia osallistujia. Ydintiimi toteuttaa pääosan työstä, spesialisti auttaa jossain tärkeässä tehtävässä, johtaja haluaa pysyä kärryillä kokonaisuuden edistymisestä, asiakas huohottaa niskaan vaihtelevasti ja niin edelleen. Jokaisella osallistujalla on erilaiset tarpeet sekä erilainen mielenkiinto osallistua.

Mikäli pystyt tarjoamaan jokaiselle osallistujalle parhaan mahdollisen osallistumistavan, parannat samalla mahdollisuuksiasi onnistua koko projektissa. Projektipäällikkönä voit tarvittaessa haluta saada voimatyökalut käyttöösi - vaikkapa Gantt-käppyrät tehtävien aikataulutuksen avuksi tai Kanban-taulun kokonaisuuden esittämiseksi palaverissa. Ydintiimi todennäköisesti haluaa ymmärtää kokonaisuutta ja nähdä projektisi kaiken sisällön, mutta selkeässä muodossa. Spesialistia kiinnostaa se osa, johon hän osallistuu. Asiakas ja johto todennäköisesti haluavat, että raportoit heille niihin työkaluihin (esim. sähköposti), joita he muutenkin käyttävät.

Worklist tarjoaa sinulle hyvät työkalut tätä varten, mutta sinun pitää käsittää asia myös itse. Joskus liika tieto häiritsee ihmisen ymmärrystä ja osallistumista projektiisi. Käytä tietoa ja digityökaluja harkiten ja eläytyen kunkin kollegasi rooliin.

Näin Worklist tukee sinua projektin alkumetreillä

1. Jaa projektisi selkeisiin osiin

Projektin rakenne

Projekti on usein haastava kokonaisuus käsittää yhtenä klönttinä. Asioista tulee paljon ymmärrettävämpiä, kun projekti jaetaan osiin. Worklist:ssä nämä osat ovat työlistoja. 

Kannattaa pohtia hetki projektisi rakennetta, ennen kuin alat paukutella tehtäviä työlistoihin. Jos projektissasi on erillisiä osioita, joiden tehtävät eivät suoraan liity toisten osien tehtäviin, luot selkeyttä kun pistät näiden asiat omiin laareihinsa.

Omaa työlista auttaa, kun haluat kontrolloida ja seurata budjettia ja aikataulua projektiosittain. Oma vastuuhenkilö auttaa sinua jakamaan vastuita ja on myös hyvä kriteeri työlistajakoon. Kun pystyt keskittämään jonkin projektiosan yksittäisen henkilön vastuulle, joka tietää kaikista tämän alueen tehtävistä sinua enemmän (tai vähintään melkein yhtä paljon :)), voi jako omaan työlistaan olla järkevää. 

Työlistalla omistaja, aikataulu & budjetti

Hyvällä työlistarakenteella luot selkeyttä ja ymmärrettävyyttä projektiisi, ja teet samalla muille osallistumisesta helpompaa. Eikä sinun tarvitse aina lähteä liikkeelle nollista. Worklist-projekityökalussa voit luoda projektipohjia (joko kokonaisen projektin tai työlistan laajuudella), joita voit jatkossa hyödyntää. Jatkuvaa parantamista noudattaen - tee ensin "good enough" -versio pohjasta ja paranna sitä pikkuhiljaa käytön kautta yhä paremmaksi.

Yhteenvetona - jaa projektin tehtävät omaan työlistaan, kun...

2. Jaa projektin osat oikeatasoisiksi tehtäviksi

Työlistan tehtäviä

Kun työlista on hyvin alustettu, sinulla on hyvät mahdollisuudet lähteä osittelemaan sitä tehtäviksi. Etenkin tärkeät avaintehtävät ansaitsevat heti myös vastuuhenkilön, kuvauksen sisällöstä sekä jonkinlaisen toteutusaikataulun.

Jotta työskentelystä tulee selkeää, kannattaa kiinnittää huomioita tehtävien kokoluokkaan. Useimmissa projektinhallintatyökaluissa voit jakaa tehtäviä yhä pienempiin osiin alitehtäviksi, ja taas alitehtäviksi..., mutta tässä kohti kannattaa olla tarkkana. 

Suosituksemme on pyrkiä jakamaan projekti tehtäviin niin, että jokaiselle tehtävälle voit valita selkeän (yhden) vastuuhenkilön, antaa melko tarkan kokoarvion ja alitehtäviin ei kerry voimakkaasti kuormaa. 

(Turhan) laajan tehtävän tietoja ja työkulkua

Poikkeustilanteissa voit kasata alitehtäviin tärkeää sisältöä, mutta yleensä niitä kannattaa käyttää enemmänkin avaintehtävien laadunvarmistamisen ja riskienhallinnan näkökulmasta. IT-projekteissa "koodi on katselmoitu" tai rakennusprojektissa "huolto-ohjeet tehty & selkeät" voisivat olla alitehtäviä, jotka kohdistetaan eri henkilölle, kuin varsinainen päätehtävä.

Yhteenvetona - sopivan tasoisella projektitehtävällä on...

3. Anna jokaisen osallistua haluamallaan tasolla

Jos pystyt tarjoamaan jokaiselle osallistujalle parhaan mahdollisen osallistumistavan, parannat samalla mahdollisuuksiasi onnistua koko projektissa. Projektipäällikkönä voit tarvittaessa haluta saada voimatyökalut käyttöösi - vaikkapa Gantt-käppyrät tehtävien aikataulutuksen avuksi tai Kanban-taulun kokonaisuuden esittämiseksi palaverissa. Ydintiimi todennäköisesti haluaa ymmärtää kokonaisuutta ja nähdä projektisi kaiken sisällön, mutta selkeässä muodossa. Spesialistia kiinnostaa se osa, johon hän osallistuu. Asiakas ja johto todennäköisesti haluavat, että raportoit heille niihin työkaluihin (esim. sähköposti), joita he muutenkin käyttävät.

Worklist tarjoaa sinulle hyvät työkalut tätä varten, mutta sinun pitää käsittää asia myös itse. Joskus liika tieto häiritsee ihmisen ymmärrystä ja osallistumista projektiisi. Käytä tietoa ja digityökaluja harkiten ja eläytyen kunkin kollegasi rooliin.

Yhteenvetona - anna kunkin taplata tyylillään, esimerkiksi...

Haluatko tietää enemmän worklist-työkalusta?

Olita sitten toiminnan tyyppi tai tykkäät saada palvelua, saat tutustuttua worklistiin haluamallasi tavalla

Testaa itse 14 päivää tai varaa itsellesi 15min esittely.

Tietosuojamalliin luottavat isot ja pienet, yritykset, kunnat ja järjestöt.

Haluatko tietää lisää?

Ota yhteyttä tai varaa demo.