Digiturvayhteisö

5 vinkkiä riskienhallintaan projekteissa: Valmistaudu ennalta ja rakenna osaksi muuta työskentelyä

Lisää tällaista? Liity Digiturvayhteisöön!
Liity jäseneksi - se on ilmaista.

Riskien hallinnan ideana on valmistautua yllättäviin tapahtumiin, jotka voivat vaikuttaa merkittävästi projektiisi. Et voi käyttää turhan paljoa aikaa ennakointiin, mutta tärkeintä olisi tunnistaa kriittiset asiat, joihin valmistautuminen voi estää katastrofin, säästää merkittävästi kustannuksia tai varmistaa, ettei projektisi keskeydy.

Ketterissä toimintamalleissa pyritään hallitsemaan riskejä edistämällä projektia pienemmissä "paloissa" ja antamalla toteuttavalle tiimille itselleen paljon vastuuta toteutuksesta ja sen organisoinnista. Toiset lähestyvät riskien hallintaa järjestelmällisellä ennakkosuunnittelulla. Erilaiset lähestymistavat sopivat erityylisiin projekteihin ja jopa erilaisille ihmisille, mutta tärkeintä on että riskienhallintatyö on mukana omassa projektiajattelussasi.

Keskimääräinen kustannusylitys projekteissa on 27%.

Lähde: Gallup.com

1. Arvioi riskejä ennalta ja tunnista kriittisimmät

Työtä suunniteltaessa pitäisi pystyä tunnistamaan tähän työhön liittyviä riskejä. Riskienhallinta arvioi riskejä niiden vakavuuden sekä toteutumisen todennäköisyyden yhdistelmänä. "Tärkeä tiiminjäsenen ottaa lopputilin" on aina vakava riski, mutta harvoin erityisen todennäköinen. Sinun pitäisi pystyä tunnistamaan kriittiset riskit, joilla tämä yhdistelmä on kaikkein korkein. Ainakin kriittisia riskejä varten kannattaa luoda suunnitelma, eli miten toimitaan riskin realisoituessa.

Hyvä tapa on lisäksi pyrkyä hallitsemaan ennalta keskimääräisiä riskejä, eli miettimään millaisella toiminnalla niiden vakavuus tai todennäköisyys saataisiin pidettyä pienempänä. Pienien riskien suhteen voidaan päättää, että nämä on tiedostettu mutta niiden hallinnoimiseksi ei tehdä mitään. Tämä voi kuulostaa turhalta, mutta on todellisuudessa tärkeää tunnistaa näidenkin riskien olemassaolo ja tehdä tietoinen päätös, eikä johtaa projektia toivoen ettei mitään pahaa tapahtuisi.

2. Pidä henkilökohtaisia keskusteluja avainsidosryhmien kanssa

Kriittisimmät projektiriskit liittyvät monesti jollain tapaa projektin avainsidosryhmiin. Jos heidän odotukset projektista ovat olleet jotain muuta, kuin olet käsittänyt, voitte olla menossa kohti katastrofia.

Henkilökohtaiset keskustelut avainsidosryhmien (esim. asiakas, päättäjä, jne.) kannattaa nähdä myös riskienhallinnallisena toimenpiteenä projektin eteen. Haluat varmistaa, että ymmärrät heidän tavoitteet projektin suhteen, ja projektin varrella varmistaa ettei muutoksia ole tapahtunut. Näissä voit myös varoittaa sidosryhmiä ennalta, jos olette tunnistaneet projektissa mahdollisia ongelmia. Samalla on toki hyvä esitellä toimenpidesuunnitelmasi näiden ongelmien varalle.

3. Testaa jokaisen merkkipaalun kohdalla

Jokainen merkkipaalu projektin varrella on hyvä kohta testata aikaansaannoksia. Saatte tarkistettua, että projekti on menossa suunnitelmien mukaan, ennen kuin jatkatte seuraavaan vaiheeseen.

Tässä voisi olla esimerkiksi tiimipalaverin paikka, jossa tiimi esittelee aikaansaannoksia muille sidosryhmille. Aikaansaannokset eivät tietenkään vielä ole valmiita tuotteita, mutta mikäli työllä on ollut selkeä sisältö, niitä pitäisi pystyä hyvin arvioimaan tähän verraten. Tämä on hyvä tapa myös viestiä projektitiimillesi, että tuotoksia odotetaan joka projektivaiheessa, etkä anna asioiden kasaantua hallitsemattomaksi loppukiriksi.

4. Allokoi aikaa muutoksille

Jos aikataulutat projektisi turhan tiukasti koko matkalta, luot itsellesi päänsärkyä. Muutokset kuuluvat projekteihin, joten allokoi niihin aikaa jo arviointivaiheessa.

Oletko joskus ihmetellen kuunnellut, kun mestariprojektipäällikkö on kertonut heidän organisaationsa 95% projekteista aina aikataulun puitteissa? Todennäköisesti kyse on siitä, että työarviot kerrotaan esimerkiksi kertoimella 1,5 niitä siirrettäessä projektiaikatauluksi.

5. Varmista, että sidosryhmät ovat allekirjoittaneet suunnitelmanne

Projektin lähtölaukauksesta loppuun asti sinun on projektipäällikkönä tärkeää varmistaa, että jokainen sidosryhmä on antanut siunauksensa kaikille projektin avaintiedoille. Tärkein kohta on yleensä projektiin lähdettäessä, mutta tällöin asia on myös helpointa muistaa. Yhtä tärkeää on havahtua tähän merkittävien muutoksien kohdalla. Jos joku sidosryhmä ei ole muutoksesta tietoinen, rakennat varmoja ongelmia itsellesi. Pyydä siis esimerkiksi kirjalliset kuittaukset tärkeisiin muutoksiin, jotka koskevat esimerkiksi budjettia, projektisisältöä tai aikataulua.

Tietosuojamalliin luottavat isot ja pienet, yritykset, kunnat ja järjestöt.

Haluatko tietää lisää?

Ota yhteyttä tai varaa demo.